Theodor-Stom-Verein
zur Förderung von Kultur, Bildung und Wissenschaft
am Storm-Museum Heiligenstadt e. V.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß DS-GVO
Verantwortlicher gem. Artikel 30 Abs. 1 DSGVO
Verantwortliche:
Monika Potrykus
Steingraben 35, 37308 Heilbad Heiligenstadt
Telefon: 03606-616061, E-Mail-Adresse: potrykusmonika@hotmail.de
Vertreter der Verantwortlichen:
Dr. Klaus-Dieter Ketscher
Orffstr. 3, 37308 Heilbad Heiligenstadt
Telefon: 03606-613063, E-Mail-Adresse: klaus-dieter@ketscher.de
Verarbeitungstätigkeiten:
Mitgliederverwaltung:
– Ansprechpartner: Monika Potrykus
Steingraben 35, 37308 Heilbad Heiligenstadt
Telefon: 03606-616061, E-Mail-Adresse: potrykusmonika@hotmail.de
– Datum der Einführung 15.05.2018
– Zwecke der Verarbeitung: Verwaltung der Vereinstätigkeiten
– Kategorie betroffener Personen: Mitglieder
– Kategorie personenbezogener Daten:
– Name und Adresse
– Geburtsdatum
– Eintrittsdatum
– E-Mail-Adresse
– Kategorie von Datenempfängern: keine
– Drittlandstransfer: keine
– Löschfristen: 2 Jahre nach Beendung der Vereinsmitgliedschaft
– Technische/organisatorische Maßnahmen: siehe IT-Sicherheitskonzept
Beitragsverwaltung:
– Ansprechpartner: Anneliese Hülsermann
Eibenweg 2, 37308 Heilbad Heiligenstadt
Telefon: 03606-603897,
– Datum der Einführung 15.05.2018
– Zwecke der Verarbeitung: Vereinsfinanzierung
– Kategorie betroffener Personen: Mitglieder
– Kategorie personenbezogener Daten: Bankverbindung
– Kategorie von Datenempfängern: keine
– Drittlandstransfer: keine
– Löschfristen: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht
– Technische/organisatorische Maßnahmen: siehe IT-Sicherheitskonzept
Betrieb der Web-Seite des Vereins (über Hosting-Dienstleister):
– Ansprechpartner: Ulrich Potrykus
Friedensplatz 3, 37339 Ecklingerode
Telefon: 036071-90701, E-Mail-Adresse: potrykus@hotmail.de
– Datum der Einführung 15.05.2018
– Zwecke der Verarbeitung: Außendarstellung
– Kategorie betroffener Personen:
– Mitglieder
– Webseitenbesucher
– Kategorie personenbezogener Daten: IP-Adressen
– Kategorie von Datenempfängern: keine
– Drittlandstransfer: keine
– Löschfristen: IP-Adressen nach 30 Tagen
– Technische/organisatorische Maßnahmen:
– siehe IT-Sicherheitskonzept
– HTTPS-Verschlüsselung
Veröffentlichung von Veranstaltungsfotos mit Mitgliedern:
– Ansprechpartner: Ulrich Potrykus
Friedensplatz 3, 37339 Ecklingerode
Telefon: 036071-90701, E-Mail-Adresse: potrykus@hotmail.de
– Datum der Einführung 15.05.2018
– Zwecke der Verarbeitung: Außendarstellung
– Kategorie betroffener Personen: Mitglieder
– Kategorie personenbezogener Daten: Fotos von Vereinstätigkeiten
– Kategorie von Datenempfängern: keine
– Drittlandstransfer: keine
– Löschfristen: wenn Einwilligung widerrufen – unverzüglich
– Technische/organisatorische Maßnahmen: siehe IT-Sicherheitskonzept
Lohnabrechnung (über externen Dienstleister):
– Ansprechpartner: Monika Potrykus
Steingraben 35, 37308 Heilbad Heiligenstadt
Telefon: 03606-616061, E-Mail-Adresse: potrykusmonika@hotmail.de
– Datum der Einführung 15.05.2018
– Zwecke der Verarbeitung:
– Zahlung Gehälter
– Abführung Sozialabgaben und Steuern
– Kategorie betroffener Personen: Beschäftigte
– Kategorie personenbezogener Daten:
– Name und Adresse
– Geburtsdatum
– ggf. Religionszugehörigkeit
– eindeutige Kennzahlen zu Steuer und Sozialangaben
– Kategorie von Datenempfängern: externer Dienstleister
– Drittlandstransfer: keine
– Löschfristen: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
– Technische/organisatorische Maßnahmen: siehe IT-Sicherheitskonzept
Auszug aus dem IT-Sicherheitskonzept (enthält technische und organisatorische Maßnahmen):
- Automatische Updates im Betriebssystem aktivieren
- Automatische Updates des Browsers aktivieren
- Backups regelmäßig, z. B. einmal wöchentlich auf externe Festplatte
- Standard-Gruppenverwaltung (z. B. in Windows)
- Aktueller Virenscanner/Sicherheitssoftware
- Papieraktenvernichtung mit Standard-Shredder